Tutto ciò che serve per capire come essere Leo

• Drive: usa il Drive condiviso con i materiali del Club e il tuo Drive personale, accedendo con la mail del Club.
• Calendario: segna le riunioni e i service sul calendario del Club.
• Instagram e Facebook: chiedi al Distretto la collaborazione sui post e senti il Coordinatore Comunicazione per eventuali guide.

Altri strumenti utili sono Canva Pro e, se serve, la PEC del Distretto.

CLUB: per essere formato servono almeno 10 Soci con età compresa tra i 12 e i 30 anni.

• Leo Club Alpha: formato esclusivamente da Soci tra i 12 e i 17 anni.
• Leo Club Omega: formato esclusivamente da Soci tra i 18 e i 30 anni.

N.B. I Leo Alpha non possono essere Soci effettivi, cioè registrati sul Lions Portal, di un Club Omega.

DISTRETTO: è l’unione di almeno 6 Leo Club con almeno 10 Soci ciascuno, nell’ambito di un Distretto Lions.

MULTIDISTRETTO: è l’unione di almeno 10 Leo Club con almeno 10 Soci ciascuno e almeno 100 Soci complessivi, nell’ambito di un Multidistretto Lions.

In Italia ci sono 17 Distretti Leo, uniti nel Multidistretto.

Il Club si divide in tre componenti: Soci, Officer e Direttivo.

Soci e Officer: ruoli diversi, stesso peso

• I Soci sono il cuore operativo del Club: ideano, organizzano e realizzano i service.
• Gli Officer coordinano il Club e ne curano la gestione burocratica, ma non realizzano i service: non devono sostituirsi ai Soci né svolgere il lavoro al posto loro.
• Il Direttivo è l’organo burocratico formato da una parte degli Officer. Garantisce il corretto funzionamento burocratico e amministrativo del Club e si occupa degli adempimenti necessari perché l’associazione sia sempre in regola e possa portare avanti le sue attività in modo organizzato ed efficace.

Il Direttivo non sostituisce i Soci nelle attività e non si sostituisce alla volontà del Club: opera nell’ambito delle proprie responsabilità.

Il Direttivo è composto da: Presidente, Vicepresidente, Past Presidente, Segretario, Tesoriere e Cerimoniere.

N.B. Non tutti gli Officer fanno parte del Direttivo. GMT, GLT, GST, Comunicazione e simili sono Officer ma non sono nel Direttivo. Nei Club, soprattutto se piccoli, spesso queste figure non ci sono e gli unici Officer sono quelli del Direttivo.

Un principio fondamentale

Soci e Officer hanno lo stesso peso nelle votazioni: ogni Socio con diritto di voto esprime il proprio voto, indipendentemente dalla carica.

Il Club appartiene ai suoi Soci, che ne determinano le scelte: i Soci sono sovrani del Club.

Il Distretto si divide in due componenti: Direttivo e Officer. Valgono le stesse regole del Club.

Importante: il Distretto e i suoi Officer non fanno service. Nell’associazione sono i Soci a fare i service; il Distretto è un organo burocratico.

Direttivo

È l’organo burocratico che garantisce il corretto funzionamento burocratico e amministrativo di tutti i Club e si occupa degli adempimenti necessari perché l’associazione sia sempre in regola e possa portare avanti le sue attività in modo organizzato ed efficace.

È composto da: Presidente, Vicepresidente, Past Presidente, Segretario, Tesoriere, Cerimoniere e Presidente del Comitato Soci.

Officer

Coordinano il Distretto e ne curano la gestione burocratica, ma non realizzano i service. Il loro compito è supportare i Club in ogni aspetto della vita associativa: ognuno segue un ambito specifico e mette a disposizione competenze, indicazioni e strumenti per aiutare i Club e i loro Soci ad affrontare dubbi e difficoltà.

Per questo è fondamentale tenere il proprio Officer distrettuale sempre aggiornato su ciò che accade nel Club: conoscere la situazione permette di offrire un supporto concreto, tempestivo e adatto alle reali esigenze del Club.

Gli Officer che non fanno parte del Direttivo sono:

• Revisori dei conti;
• G.A.T. (GLT, GST, GMT);
• Coordinatori di area;
• Comunicazione.

L’anno sociale inizia il 1° luglio e termina il 30 giugno dell’anno successivo.

1. LCIF – Lions Clubs International Foundation

È la fondazione internazionale dei Lions, che sostiene e finanzia progetti umanitari in tutto il mondo, soprattutto nell’ambito delle emergenze, della salute e dello sviluppo delle comunità.

Come può aiutare i Leo? Per service particolarmente importanti e impegnativi dal punto di vista economico si può presentare una richiesta di finanziamento. Il progetto deve rispettare requisiti e limiti precisi e rientrare nei criteri della Fondazione.

Se il progetto viene approvato, il Grant Leo prevede un finanziamento fino a un massimo di 5.000 €: il 75% della somma lo finanzia la Fondazione, il restante 25% lo copre il Club.

2. Fondazione distrettuale

È una fondazione nata nel nostro Distretto Lions. Essendo un Ente del Terzo Settore (ETS), può gestire donazioni che, nei casi previsti dalla legge, danno diritto ad agevolazioni fiscali.

Come può aiutare i Leo? I Club e il Distretto Leo possono appoggiarsi alla Fondazione per organizzare raccolte fondi più consistenti e gestire donazioni destinate ai propri progetti, secondo le modalità previste.

La Fondazione è gestita dai Lions attraverso un proprio Direttivo, ma anche il Distretto Leo 108 Ib4 ne fa parte: un modo per rafforzare la collaborazione tra Lions e Leo e creare nuove opportunità per sostenere i service.

In sintesi: la LCIF può finanziare progetti che rispettano i suoi criteri internazionali, mentre la Fondazione distrettuale è un supporto concreto per raccogliere e gestire i fondi sul territorio.

Le cariche si dividono in elettive e di nomina e di solito durano un anno sociale.

• Cariche elettive: vengono assegnate con una votazione tra i Soci.
• Cariche di nomina: le assegna il Presidente, scegliendo i Soci a cui affidare i diversi incarichi.

Regole importanti

• Cariche di nomina: possono essere rinnovate e mantenute per più anni consecutivi, se necessario. È comunque meglio favorire il ricambio.
• Vicepresidente: diventare Vicepresidente non obbliga a fare il Presidente l’anno successivo.
• Presidente e Vicepresidente: essendo cariche elettive, non possono essere ricoperte per due anni consecutivi, salvo le eccezioni previste dal Regolamento.

Le cariche di Club

Le cariche distrettuali si dividono in elettive e di nomina e durano un anno sociale.

1. Cariche elettive

Sono elette ogni anno durante la Conferenza di primavera ad Ib Uniti e sono:

• Presidente Distrettuale;
• Vicepresidente Distrettuale;
• Revisori dei conti.

Per candidarsi a Presidente o Vicepresidente Distrettuale bisogna:

• aver fatto il Presidente di Club per un mandato completo o per la maggior parte del mandato;
• avere l’approvazione del proprio Leo Club e del Lions Club sponsor.

2. Cariche di nomina

Le assegna direttamente il Presidente Distrettuale e durano un anno sociale:

• Segretario;
• Tesoriere;
• Presidente del Comitato Soci;
• gli altri Officer distrettuali.

Il Presidente Distrettuale sceglie le persone a cui affidare questi incarichi, individuando i Soci più adatti a supportare il funzionamento e il coordinamento del Distretto.

Anche il Multidistretto, che riunisce i 17 Distretti italiani, ha un proprio Direttivo e propri Officer.

• Direttivo MD: Presidente, Vicepresidente, Segretario, Tesoriere, Cerimoniere e Presidente del Comitato Soci del Multidistretto.
• G.A.T. MD: GMT, GST, GLT e GET.
• Coordinamenti e dipartimenti: Merchandising e logistica, Affari legali, Comunicazione, Supporto I.T., Analisi e statistica, Grafica, Protocolli e rapporti con le istituzioni.

Perché serve tutta questa struttura?

Gli Officer del Multidistretto lavorano con gli Officer distrettuali, che a loro volta lavorano con i Club. Informazioni, strumenti e supporto passano da un livello all’altro, in entrambe le direzioni: il Multidistretto dà indicazioni e opportunità valide in tutta Italia, il Distretto le porta sul territorio e aiuta i Club ad applicarle, i Club fanno i service e raccontano ai livelli superiori di cosa hanno bisogno.

Ogni livello ha senso solo se è collegato agli altri: per questo è importante che ogni Officer di Club sappia chi è il suo riferimento distrettuale, e che il Distretto sappia chi è il suo riferimento nel Multidistretto.

1. Che tipo di associazione siamo?

Il Terzo settore comprende enti privati che svolgono attività di interesse generale senza scopo di lucro. Al suo interno esistono diverse tipologie di enti, tra cui le organizzazioni di volontariato (ODV) e le associazioni di promozione sociale (APS).

Attenzione: non tutte le associazioni sono automaticamente Enti del Terzo Settore (ETS, le vecchie ONLUS). Per esserlo devono rispettare i requisiti previsti dalla legge e, di solito, essere iscritte al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS).

Nel nostro caso, siamo un’associazione di volontariato non riconosciuta. Per capire cosa significa bisogna distinguere due aspetti:

• Personalità giuridica: riguarda il riconoscimento giuridico dell’associazione e la separazione del suo patrimonio da quello delle persone che ne fanno parte.
• Costituzione: riguarda il modo in cui l’associazione viene creata, attraverso l’atto costitutivo e lo statuto.

2. Personalità giuridica: il riconoscimento formale del patrimonio

La personalità giuridica è il riconoscimento formale che permette all’associazione di avere un patrimonio completamente autonomo da quello delle persone che ne fanno parte: in questo caso si parla di autonomia patrimoniale perfetta.

Un’associazione non riconosciuta ha invece autonomia patrimoniale imperfetta: il patrimonio dell’associazione è distinto da quello dei singoli Soci, ma la separazione non è completa. Per gli impegni presi in nome e per conto dell’associazione possono quindi rispondere personalmente e in solido anche le persone che hanno agito, secondo quanto previsto dalla legge.

In pratica: chi prende impegni o firma accordi per conto dell’associazione deve fare particolare attenzione, perché in certi casi può essere chiamato a risponderne anche con il proprio patrimonio personale.

3. Costituzione dell’associazione

Un’associazione non riconosciuta nasce con due documenti fondamentali:

• Atto costitutivo: il documento con cui i fondatori dichiarano di voler creare l’associazione.
• Statuto: il documento che stabilisce le regole di funzionamento, gli scopi, gli organi, le cariche e le modalità decisionali.

A differenza di quanto avviene per ottenere la personalità giuridica, per costituire un’associazione non riconosciuta di solito non serve un atto pubblico del notaio. La costituzione è quindi più semplice, ma restano da rispettare gli eventuali adempimenti amministrativi e fiscali.

1. Cosa serve per costituire e gestire l’associazione

Atto costitutivo e statuto: sono i documenti fondamentali dell’associazione.

• Atto costitutivo: documenta la nascita dell’associazione, identifica i fondatori e attesta la volontà di costituirla.
• Statuto: definisce gli obiettivi, le regole di funzionamento, i diritti e i doveri dei Soci, le modalità di voto e la nomina delle cariche.

Codice fiscale: identifica l’associazione nei rapporti con enti pubblici, banche e altri soggetti. Si richiede all’Agenzia delle Entrate ed è necessario per molte attività, tra cui aprire un conto corrente, ricevere donazioni e stipulare contratti.

Conto corrente intestato all’associazione: garantisce trasparenza e tracciabilità di entrate e uscite. Si può poi richiedere una carta per effettuare i pagamenti. La banca di solito chiede il codice fiscale, l’atto costitutivo, lo statuto, i documenti che attestano chi è autorizzato a operare sul conto e i documenti d’identità.

N.B. Non usare mai i contanti: non garantiscono abbastanza tracciabilità e trasparenza.

2. Cosa fare per mantenere l’associazione nel tempo

Verbali delle riunioni: documentano le riunioni e le decisioni prese. Sono particolarmente importanti per registrare votazioni, nomine e decisioni economiche, garantendo trasparenza e tracciabilità della vita associativa. Vanno conservati in modo ordinato, rispettando le procedure di convocazione e di voto previste dallo statuto.

Bilanci, preventivo e consuntivo: servono a tenere sotto controllo le risorse del Club e a documentare come vengono usati i fondi raccolti.

• Bilancio preventivo: stima entrate e spese previste per l’anno sociale che inizia e aiuta a programmare attività e service in base alle risorse disponibili.
• Bilancio consuntivo: riepiloga entrate e uscite effettive dell’anno sociale concluso e permette di verificare come sono stati usati i fondi.

Raccolte fondi: vanno gestite in modo trasparente e nel rispetto delle norme. Prima di avviarne una bisogna definirne chiaramente lo scopo e comunicare ai donatori a quale progetto andranno i contributi. Le somme raccolte vanno usate per la destinazione dichiarata e ogni entrata e spesa va documentata, così da poterne verificare l’effettivo impiego.

Che cos’è? È la piattaforma ufficiale di Lions International per gestire e aggiornare i dati dei Soci Leo e Lions in tutto il mondo. Serve anche a registrare e rendicontare i service, indicando ad esempio il numero di partecipanti, le ore dedicate e i fondi raccolti.

Chi se ne occupa e quanto spesso? Il Presidente o il Segretario del Club aggiornano i dati e rendicontano i service con regolarità, indicativamente una volta al mese, controllando che tutte le attività svolte siano registrate correttamente.

Che cos’è? È la piattaforma di Leo Club Italia usata come archivio dei Soci del Multidistretto e come rubrica di riferimento per i Leo italiani. Permette di tenere aggiornati i dati dei Soci e dei Club.

Chi aggiorna i dati dei Soci e quando? Il Presidente o il Segretario del Club inseriscono nel sistema ogni nuovo Socio e aggiornano i dati quando serve.

Cosa deve fare il nuovo Socio? Dopo l’inserimento dei suoi dati deve compilare il modulo sulla privacy, secondo la procedura prevista, per autorizzare il trattamento dei dati personali nei termini indicati nell’informativa.

L’Associazione Internazionale dei Lions Club ha un programma di assicurazione commerciale generale di responsabilità civile che copre i Soci Lions in tutto il mondo. Tutti i Club e i Distretti sono assicurati automaticamente: non serve nessuna azione da parte dei Soci.

Durante le attività di service l’assicurazione copre sia i Soci Leo sia i frequentanti, considerati lavoratori volontari.

Per saperne di più consulta il documento dell’assicurazione nella cartella “0-Club” del Drive condiviso.

Ogni Club in regola con le quote verso il Distretto e il Multidistretto ha diritto, alla Conferenza distrettuale, a un Delegato ogni 10 Soci e frazione di 5, contando i Soci registrati sull’Annuario Leo entro le 23:59 del 30 giugno.

Ogni Delegato porta una delega personale su carta intestata del Club, firmata dal Presidente o dal Segretario, da consegnare all’Ufficio Deleghe prima dell’inizio dei lavori. Ogni Delegato ha un solo voto e non può delegarlo ad altri. I Club non in regola con le quote verso Distretto o Multidistretto non votano.

Non tutti i service richiedono gli stessi permessi. Gli adempimenti dipendono dal tipo di attività, dal luogo, dal numero di partecipanti e dalla presenza di vendita, somministrazione di alimenti, musica o spettacoli.

Prima di ogni iniziativa bisogna quindi verificare con il Comune e con gli enti competenti quali autorizzazioni siano davvero necessarie. Le voci seguenti sono una guida per capire quali documenti e aspetti considerare in base al tipo di service.

Il principio da ricordare: non esiste un unico elenco di permessi valido per tutti i service. È il tipo di attività a determinare quali documenti, autorizzazioni e misure servono.

• Luogo e accordi: disponibilità dello spazio e consenso del proprietario o dell’ente che lo gestisce. Se collabori con Comuni, scuole, università, oratori o altre associazioni, definisci in anticipo responsabilità, spese e gestione dell’evento.
• Patrocinio comunale e Albo delle associazioni: il patrocinio dà un riconoscimento istituzionale all’iniziativa ed è necessario se vuoi lasciare la locandina del service in bar, biblioteche o in qualsiasi luogo non privato. L’iscrizione all’Albo comunale può dare accesso a opportunità, spazi o agevolazioni. Requisiti e procedure cambiano da Comune a Comune.

Le misure di sicurezza dipendono dal tipo di evento, dal luogo, dal numero di partecipanti e dai rischi dell’attività. Considera:

• Capienza degli spazi: il luogo deve essere adeguato al numero di partecipanti previsto.
• Vie di uscita ed emergenze: uscite accessibili, gestione delle emergenze e rispetto delle eventuali prescrizioni di sicurezza.
• Accessibilità: possibilità di partecipare anche per persone con disabilità o esigenze specifiche.
• Assistenza sanitaria: per eventi grandi o con rischi particolari può servire un presidio sanitario o un’ambulanza, secondo le indicazioni delle autorità competenti.
• Forze dell’ordine: per alcune manifestazioni possono essere richieste comunicazioni o misure specifiche.

Se il service prevede la raccolta di dati personali, foto o video, o la pubblicazione di immagini dei partecipanti, bisogna rispettare la normativa sulla protezione dei dati e le regole sull’uso delle immagini. Fai particolare attenzione a:

• Raccolta di dati personali: iscrizioni, moduli di partecipazione, contatti e altre informazioni identificative.
• Foto e video: condizioni per realizzarli e pubblicarli su social network, siti web o altri canali.
• Minori: servono ulteriori cautele e verifiche quando sono coinvolti bambini o ragazzi.

Se il service si svolge in una piazza, in una strada o in un altro spazio pubblico, possono servire permessi specifici.

• Occupazione di suolo pubblico: può servire una concessione per gazebo, tavoli, banchetti, stand o altre strutture.
• Vendita di beni: vendere oggetti o prodotti, anche non alimentari, può richiedere adempimenti specifici, in base alle modalità di vendita e al tipo di raccolta fondi.
• Autorizzazioni comunali: eventuali altre comunicazioni o permessi dipendono dal luogo, dall’attività e dai regolamenti locali.

Se il service prevede la preparazione, la distribuzione o la vendita di cibo e bevande, verifica gli adempimenti sanitari e amministrativi.

• Requisiti igienico-sanitari: condizioni di conservazione, preparazione e distribuzione degli alimenti.
• HACCP: eventuali obblighi di autocontrollo e di formazione delle persone coinvolte.
• SCIA e comunicazioni sanitarie: a seconda dell’attività possono servire segnalazioni tramite il SUAP del Comune e comunicazioni agli enti sanitari competenti.
• Somministrazione di alcolici: può comportare ulteriori adempimenti, da verificare in base all’iniziativa.

Concerti, spettacoli e altri eventi aperti al pubblico possono richiedere procedure diverse da quelle di un semplice banchetto o di una riunione associativa.

• Autorizzazioni per pubblico spettacolo: se l’attività rientra nella normativa sul pubblico spettacolo, possono servire titoli autorizzativi e verifiche specifiche.
• Prescrizioni di sicurezza: possono essere richiesti adempimenti su capienza, gestione del pubblico ed emergenze.
• Assistenza sanitaria: la presenza di personale sanitario o di un’ambulanza dipende dalle caratteristiche e dai rischi della manifestazione.

Se durante il service si diffonde o si esegue musica protetta da diritto d’autore, può servire un permesso SIAE con il pagamento dei relativi diritti.

Gli obblighi dipendono dal repertorio e dalle caratteristiche dell’evento: verifica le condizioni prima della manifestazione.

Le due riviste principali sono Lion e Vita Lions.

• Lion: rivista nazionale.
• Vita Lions: rivista dei quattro Distretti Ib Lions.

Contattando la comunicazione del Distretto Lions si può riservare uno spazio per un articolo Leo, per far conoscere i nostri service e dare loro visibilità.